OKRs erfolgreich einführen

Last updated on September 18th, 2024 at 12:05 pm

Immer mehr Unternehmen setzen auf OKRs. Wie man OKRs Schritt für Schritt erfolgreich einführt, zeigt dieser Artikel – und das nicht nur für einzelne Teams, sondern für die gesamte Organisation. Wir zeigen auf, wie man einen OKR-Rollout effektiv vorbereitet, durchführt und auf das gesamte Unternehmen skalieren kann.

Natürlich ist jedes Unternehmen einzigartig. Trotzdem gibt es allgemeine Erkenntnisse und Regeln, die den Einstieg in die Arbeit mit OKRs erleichtern. Von der Konzepterstellung über Pilotprojekte hin zu Qualifizierungsmaßnahmen. Dieser Artikel enthält viele wichtige Tipps und Hinweise, was es braucht, um OKRs kleinen und mittleren Unternehmen zu implementieren und zu skalieren.

Als Grundlage für unsere Projekte zur Einführung von OKRs haben wir ein Einführungsmodell entwickelt, dass sich in vier Phasen aufteilt:

Im Weiteren wird eine Auswahl von Arbeitsschritten im Detail näher vorgestellen.

OKRs einzuführen ist für Unternehmen mit einigen Nutzen und Vorteilen verbunden. Eine typische Auswahl davon sind:

Jedes Unternehmen muss für sich individuell die Ziele und den Nutzen ausarbeiten, die mit dem Projekt verfolgt werden. Die gilt es dann transparent und intensiv an die Mitarbeitenden zu kommunizieren.  

Ein wichtiger Erfolgsfaktor beim Einführungsprozess ist die frühzeitige Einbeziehung der Stakeholder, d.h. aller Personen, die wesentlich für den Erfolg des Projektes sind. Folgende Stakeholder sollten mindestens berücksichtigt werden.: 

Projektsponsor: Ein Mitglied des obersten Führungsteams, das das Projekt auf höchster Ebene unterstützt, wichtige Entscheidungen treffen kann und für die nötigen Ressourcen und die strategische Ausrichtung sorgt.

Prozessverantwortlicher: Eine leitende Führungskraft, die langfristig für den Gesamterfolg des OKR-Prozesses verantwortlich ist.

HR Spezialist OKR: Eine Person aus der Personalabteilung, die sicherstellt, dass auch die Personalprozesse entsprechend angepasst werden.

OKR Coach: Eine Person, die das Thema OKRs als Experte oder Expertin langfristig begleitet, den Prozess moderiert, zur Methode berät, Best Practices einbringt und alle wichtigen Interessenvertreter involviert.

Stehen die Ziele für die Einführung von OKRs fest, empfiehlt es sich, ein Pilotprojekt durchzuführen. Folgende Punkte sind dabei zu beachten: 

Größe der Pilotgruppe: Die Faustregel lautet, mit Pilotgruppen von 50 bis maximal 100 Mitarbeitenden zu starten.

Unternehmensbereich: Es empfiehlt sich, mit einem Bereich zu starten, der mit modernen Arbeitsmethoden (Agilität) bereits Erfahrung hat oder dafür affin ist. Bereiche, die von Auftragsarbeit und externen Abhängigkeiten bestimmt werden, sind weniger geeignet. Plus: Wenn das Management eingebunden ist und unterstützt, fällt die Transformation leichter.

Dauer: Die Dauer der Pilotphase hängt von der Zykluslänge ab, sollte aber mindestens zwei Zyklen (sechs bis acht Monate) betragen. Bei unerwarteten Hindernissen sollte die Einführungsphase verlängert werden.

Vorlaufzeit: Die Einführung sollte mindestens einen oder zwei Monate vor dem ersten aktiven OKR-Zyklus gestartet werden, sodass genug Zeit für Trainings, Onboardings und Schulungen bleibt.

Erfolgskriterien: Vor dem ersten aktiven Zyklus sollte feststehen, wie die Fortschritte verfolgt und bewertet werden. Viele Unternehmen verwenden eine Skala von 0,0 bis 1,0, wobei ein Ziel bei einem Score zwischen 0,7 und 1,0 als erreicht gilt.

Ziel dieser Phase ist es, ein Erfolgsbeispiel zu kreieren, auf das die Skalierung im Unternehmen aufbauen kann und das andere Bereiche inspiriert und motiviert. 

Um OKRs im Unternehmen zu skalieren, ist es essenziell, den ersten OKR-Zyklus auch auf der Prozessebene ausführlich zu reflektieren. Das passiert in der OKR Retrospektive.  Wichtig ist, dass dieses Meeting gut vorbereitet wird. 

Das bedeutet: 

• Der Termin sollte mit ausreichend Vorlaufzeit kommuniziert werden. Am besten wird er direkt zu Beginn geplant und alle werden zwei Wochen vorher erinnert. 
• Alle Teilnehmenden sollten sich vor dem Meeting individuell mit dem letzten OKR-Zyklus beschäftigen und den Prozess analysieren.
• Das Meeting sollte anhand einer festgelegten Agenda durchgeführt werden.  

Zudem können Umfragen unter den am Pilotprojekt beteiligten Mitarbeitenden an dieser Stelle wichtige Erkenntnisse und Hinweise auf zentrale Stellschrauben liefern. 

Mit OKRs zu arbeiten, erfordert spezifisches Wissen. Um sicherzugehen, dass alle Beteiligten über dieses Wissen verfügen, ist es sinnvoll, den Prozess mit Trainings, Workshops und Coachings zu begleiten.

• Theorieschulungen zur OKR-Methode
• Trainings für das Formulieren von OKRs
• Schulungen zum Führen mit OKRs
• Gezieltes Training für OKR Coaches
• Frage-Antwort-Sessions 
• On-the-Job-Training in allen Situationen während des gesamten ersten OKR-Zyklus 

Es kann sinnvoll sein, für die ersten Trainings und Coachings eine externe Beratung hinzuzuziehen, die die verschiedenen Beteiligten gezielt ausbildet. Später kann das Wissen intern weitergegeben werden. 

Zeitlich gesehen sollten die Trainings und Coachings vor dem Start des ersten OKR-Zyklus absolviert oder begonnen und während des Pilotprojekts begleitend weitergeführt werden.